Guide de L’Exposant Boucherville

L’ABC d’UN SALON RÉUSSI

Bienvenue au Salon de L’Éveil et merci d’avoir choisi d’y participer!

Veuillez prendre quelques instants pour lire le guide de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour vous permettre de préparer et d’installer votre kiosque.

Le succès et l’engouement autour d’un salon s’explique par la qualité de ses exposants, les invités d’honneurs choisis avec soin, l’ampleur de la campagne média réalisée plusieurs mois précédents et les visiteurs ciblés qu’il attire, pour ne nommer que ces quelques facteurs.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Emplacement du salon

HOTEL MORTAGNE
1228 rue Nobel, Boucherville,QC J4B 5H1

Tél : 450-655-9966

Dates et heures du salon de Laval
Samedi 16 Mars 2024 | 9 h à 18 h
Dimanche 17 Mars 2024    | 9 h à 17h

Heures et date de montage des exposants

A confirmer : vendredi 15 mars 2024 à 19h30

Samedi matin dès 6h30, Geny sera sur place pour vous accompagner

Si vous avez un petit chariot pour transporter vos choses, on vous suggère de l’apporter

Heures et date de démontage

Dimanche 17 mars 2023 | 17:30 à 21 h

Produit par

Les Productions 24KT Inc.
Tél : 514-974-8923

Coordonnatrice, services aux exposants

Geny – Geneviève Dumont  genyevenement@gmail.com  cell: 514-812-7403

ACCOMPAGNATEURS & LAISSEZ PASSER EXPOSANTS

Vous pouvez être maximum 3 personnes par kiosque, l’exposant principal et 2 accompagnateurs.  Vos laissez-passer seront sur votre kiosque le samedi matin lors de l’installation et ils doivent être portés en tout temps durant le weekend.

ASSURANCES

Assurances pour le kiosque/salon N’EST PAS OBLIGATOIRE, c’est à vous de juger si vous en avez besoin selon la valeur de votre matériel

Si vous avez des objets de valeurs à votre kiosque, nous ne sommes pas responsables des vols ou autres dommages qui pourraient être causés à votre matériel.  Donc si vous avez des objets de valeur, alors l’exposant doit posséder sa propre « assurance responsabilité » couvrant un montant minimum de 1 million en dommages.

Assurances transport

La direction du salon n’est PAS responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité

L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la direction du salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage que ce soit survenant à une personne ou entreprise ou subis par celles-ci. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, les autres exposants, la direction, les propriétaires de l’immeuble et leurs employés et agents respectifs, ainsi que les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causées aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les immeubles du salon.

AUDIOVISUEL

Si vous avez besoin de louer des appareils audiovisuels pour votre kiosque, svp contacter

François Coutu
Courriel f@sptsav.ca

BILLETS GRATUITS

Chaque exposant recevra par la poste dix (10) billets, à l’adresse indiquée sur votre facture. Cinq (5) si vous avez un demi-kiosque.

Ces billets vous appartiennent ! Vous pouvez les vendre pour vous auto-rembourser. Cela dit, si vous souhaitez distribuer ces billets gratuitement ou faire des promotions « 2 pour 1 », veillez à le faire en privée, afin de ne pas nuire aux exposants qui souhaitent vendre leurs billets au plein prix.

Certains exposants ont été si excités qu’ils ont oublié de fournir leur adresse. C’est votre responsabilité de nous fournir l’information requise.

TOUTE VENTE DE BILLETS DEVANT LES PORTES DU SALON EST INTERDITE. 

Vos invités, clients, devront avoir en mains leur billets avant d’entrer. Aucune enveloppe et aucune liste de récupération de billets à l’entrée ne sera géré par le personnel du salon.

Il EST INTERDIT DE DISTRIBUER LES BILLETS SUR PLACE. 

Nous vous encourageons fortement à distribuez TOUS vos billets pour le salon afin d’augmenter l’achalandage et avoir encore plus de clients potentiels devant vos kiosques. Tout le monde y gagne.

CONFÉRENCE

Soumission d’une conférence

Voici la procédure à suivre pour pouvoir donner une conférence. 

Il faut d’abord être inscrit en tant qu’exposant pour pouvoir soumettre votre candidature et présenter une conférence au salon. Il est important de bien suivre les instructions sur comment procéder et de considérer que la demande est élevée et les places sont limitées.

1)  Être inscrit officiellement. Paiement fait.

2)  REMPLIR  ****** FORMULAIRE ICI ********

  • Inclure une photo de vous en haute résolution. Elle doit être d’un minimum de 400×600 pixels et elle ne doit inclure aucun logo

3) Si, et seulement si, votre candidature est retenue, nous vous contacterons pour vous en aviser.

SVP prendre note :  Aucun courriel ne sera envoyé pour vous aviser que nous avons reçu votre soumission, mais nous avons compilé une liste des soumissions reçues dans un fichier et nous le mettrons régulièrement à jour.

Voici le lien pour savoir si nous avons reçu votre soumission de conférence :

SOUMISSIONS DE CONFÉRENCES REÇUES POUR BOUCHERVILLE 2024 CLIQUEZ ICI

CONFÉRENCES HORAIRES

Pour voir l’horaire des conférences ainsi que le temps alloué pour chacune des conférences CLIQUEZ ICI

CONFÉRENCES – MATÉRIEL REQUIS 

Si vous utilisez une présentation PowerPoint, vous devez apporter votre propre ordinateur portable. Il est préférable de télécharger votre présentation afin d’y avoir accès sans dépendre d’un réseau Internet, car la connexion peut parfois être instable dans les salles

Il y a un écran et projeteur dans chaque salle Micro et clicker sont fournis Si vous avez des questions d’ordre technique, n’hésitez pas à contacter François, le technicien responsable. Voici son courriel : f@sptsav.ca    

CONFÉRENCIERS – MATÉRIEL PROMO -VOTRE AFFICHE A VOUS!

Nous vous encourageons à utiliser tous les moyens à votre disposition, tels que les infolettres, podcast et médias sociaux, pour attirer l’attention sur le Salon de L’Éveil. Soyez créatifs et novateurs dans vos stratégies pour que nous puissions atteindre un nombre record de visiteurs et offrir une expérience inégalée!!

Votre visuel ici

Conduite des Exposants

L’organisation du Salon de L’Éveil accorde une grande importance à un environnement respectueux et sécuritaire pour tous les participants, y compris les exposants ainsi que son personnel. Dans le cadre de cet engagement, nous tenons à souligner la nécessité d’une conduite appropriée de la part de tous les exposants.

                     Politique de Tolérance Zéro

Nous maintenons une politique de tolérance zéro envers tout comportement inapproprié, y compris, mais sans s’y limiter, le langage abusif, toxique ou menaçant. Tout exposant qui enfreint cette politique est susceptible d’être expulsé de l’événement immédiatement et sans préavis.

                     Conséquences de la Mauvaise Conduite

En cas de comportement inacceptable, l’exposant sera expulsé sur-le-champ, sans possibilité de remboursement ni de recours. L’organisation se réserve également le droit de prendre des mesures supplémentaires, y compris l’interdiction de participation à des événements futurs organisés par notre entreprise.

                     Acceptation des Conditions

En s’inscrivant en tant qu’exposant au Salon de L’Éveil, l’exposant reconnaît avoir lu et compris les présentes directives. De plus, l’exposant accepte de se conformer à ces règles et reconnaît qu’aucune dérogation à cette politique ne sera autorisée.

DINER 

Les exposants ne peuvent pas manger dans les salles d’exposition, mais peuvent se rendre dans les restaurants à proximité, à condition qu’une personne reste à leur kiosque.

ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES

Aucune vente de nourriture n’est permise. Si vous planifiez faire de l’échantillonnage ou la dégustation de produits alimentaires dans votre kiosque, vous devez respecter les règlements suivants : 

  • les échantillons se limitent à 2 onces (liquide) ou 1 once (solide) format DÉGUSTATION
  • les échantillons doivent être coupés et emballés au préalable selon les standards du MAPAQ ;
  • l’emballage doit être à usage unique seulement ;

ÉLECTRICITÉ

L’électricité n’est pas incluses dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en ligne.

COMMANDE EN LIGNE DE L’ÉLECTRICITÉ 

ESPACE KIOSQUE

Ce qui est inclus dans votre kiosque :

  • La grandeur du kiosque est de 9 x 5 – les kiosques en coin ont plus de profondeur
  • Vos coordonnées seront sur le site web et dans le magazine
  • Vous aurez une table (6′ x 30″) avec une nappe blanche ou noire selon ce que la salle nous offre
  • 2 chaises, avec la possibilité d’en ajouter une troisième  

Si vous avez besoin d’accessoires supplémentaires, table, nappe, chevalet etc veuillez nous aviser par courriel au tropianokathy@gmail.com au moins 5 jours avant le salon et des frais supplémentaires sont applicables.  Par contre si vous désirez apporter vous-même des accessoires supplémentaires, c’est permis. 

WIFI: C’est gratuit, le code vous sera donné samedi matin

L’ÉLECTRICITÉ: N’est pas incluse, vous devez en faire l’achat, vous trouverez le lien plus bas dans le guide

EXPÉDITION ET LIVRAISON AU SALON

Pour livrer directement au salon

À NOTER : Le site N’ACCEPTERA aucune livraison avant la journée de montage. L’équipe du salon sera sur place lors du montage mais vous aurez la responsabilité d’accuser la réception de votre marchandise. Le salon n’accusera pas la réception de votre matériel en votre nom

Afin de déplacer votre matériel à votre espace d’exposition, vous aurez quelques chariots mis a votre disposition, et ce sans frais

HÉBERGEMENT

Hôtel Mortagne, Boucherville – 1228 rue Nobel, Boucherville, Qc J4B 5H1 – Tél: 450-655-9966

  • Chambre simple à 179$ / nuit
  • Chambre double à 189$ / nuit 
  • Pour le tarif spécial le code groupe est  15407 

POUR RÉSERVER VOTRE CHAMBRE

Pour les réservations et ou questions, communiquez directement avec l’hôtel

 

INSTALLATION D’AFFICHES

(aucune SUSPENSION DE BANNIÈRES)

Veuillez noter que votre bannière ou autre matériel doit se limiter à la zone de votre emplacement de kiosque. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du salon- exception commanditaires.

Rien ne peut être collé, gommé, épinglé, cloué, vissé sur les murs de la salle.

INSTALLATION DES KIOSQUES

– Samedi le 16 Mars à partir de 6h30 am

Pour ceux qui ont beaucoup d’items, vous pouvez venir vendredi – À CONFIRMER – 15 mars entre 19:30 et 21h. Horaire à respecter ABSOLUMENT! Avant 19:30, les tables ne seront pas montées et à 21h, vous devez obligatoirement quitter.

Apportez vos charriots (nombre limité sur place) 

TRÈS IMPORTANT- Ne pas laisser d’objets de valeur, car ni le Salon de L’Éveil, ni l’hôtel Mortagne ne peuvent être tenus responsables

Accès au débarcadère
À VENIR

INSTRUCTIONS DE MONTAGE

Journée et heures de montage:

  • Tous les exposants doivent s’inscrire officiellement et avoir payé en totalité, avant d’installer leur kiosque. Veuillez consulter LE PLAN et votre emplacement dans la LISTE DES NUMÉROS DE KIOSQUES  afin de vous diriger directement a votre kiosque
  • Tous les kiosques doivent être montés pour 9h le samedi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon
  • Les chariots ne seront pas permis pendant les heures d’ouvertures. Seul le matériel pouvant être transporté à la main peut être apporté au kiosque le samedi matin
  • Il n’y a pas de séparateur fourni entre les kiosques, vous habillez vous-même votre kiosque à votre convenance mais il est important de respecter votre espace, essayer de ne pas embarquer sur les autres kiosques à côtés de vous
  • Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et le démontage

INSTRUCTIONS DE DÉMONTAGE ET DE DÉPART

Heures de démontage: le dimanche| 17 h à 21h

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main pour l’apporter à votre voiture, nous vous encourageons à le faire.

Il est strictement interdit de démonter ou de retirer votre kiosque ou le matériel de votre kiosque avant la fin du salon.

Des frais vous seront facturés si vous démontez votre kiosque hâtivement, étant donné que des participants qui auront payé pour assister au salon seront toujours présents.

Tout le matériel doit être enlevé avant 21 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera retiré du site.

LANGUE

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Quelles sont les implications pour les exposants ?

FEUILLETS ET DOCUMENTS AU SALON

Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).

SIGNALÉTIQUE, PRÉSENTOIRS ET AFFICHES

L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).

PERSONNEL DU KIOSQUE

Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon.

Pour la Charte complète, veuillez consulter https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-11

LOGO SALON DE L’ÉVEIL

En tant qu’exposant, vous avez le devoir de promouvoir l’événement. Nous comptons sur votre engagement afin de promouvoir plusieurs fois sur vos réseaux sociaux y compris et sans s’y limiter : Facebook, Instagram et Infolettre.

Toutefois, l’Organisateur se réserve le droit de demander la suppression de certains contenus si ceux-ci sont jugés inappropriés ou préjudiciables à l’événement. L’utilisation du logo du salon sans autorisation est interdite. 

MAGAZINE ÉVEIL

Nos lecteurs vous attendent!

C’est l’endroit IDÉAL pour atteindre votre clientèle cible 

Plus des 33 000 personnes sont inscrites pour le télécharger et quand les collaborateurs le partagent à leur tour dans leur communauté, ça devient rapidement exponentiel!

De plus, 3000 copies papier seront distribuées gratuitement à tous les visiteurs du Salon de l’Éveil et s’il reste des copies du Magazine, celles-ci seront déposées dans les commerces avoisinants

Le magazine offre une grande opportunité, une visibilité et une notoriété assurée! 

Pour voir les différents formats et prix cliquez ici

https://kathytropiano.com/annonceurs-publicite-magazine

Vous avez déjà acheté votre espace publicitaire? Vous devez nous envoyer votre publicité déjà montée au plus tard le 15 février pour l’édition de Boucherville à l’adresse suivante : Catherine Verdon prcv@hotmail.com

Vous n’avez pas une publicité déjà monté et avez besoin des services de notre graphiste ?

Elle propose des tarifs réduits spécifiquement pour les exposants du salon ! Catherine Verdon.     prcv@hotmail.com



NETTOYAGE DE KIOSQUES

Les exposants sont responsables de l’entretien de leurs kiosques EN TOUT TEMPS

PROMOTION DE L’ÉVENEMENT

Pour chacun des salons, nous faisons beaucoup de promotions que ce soit à la radio, sur des podcast et parfois même à la télévision. Nous demandons aussi aux personnalités publiques de promouvoir l’événement dans leur réseaux respectifs. Ceci dit, il est aussi de VOTRE DEVOIR EN TANT QU’EXPOSANT ET/OU CONFÉRENCIER de promouvoir votre présence à cet événement d’envergure. Plus il y a de l’engouement et de l’effervescence avant l’événement, plus l’achalandage devant vos kiosque sera grand. 

Merci de contribuer massivement au succès de cette événement.

PS – il est interdit de créer un événement Facebook nommé le « Salon de l’Éveil »

PROMOTION ET COMMANDITE

Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. Des forfaits promotionnels et occasions de commandite, y compris l’espace publicitaire dans le MAGAZINE ÉVEIL, des affiches sur place et une présence en ligne, sont disponibles. Pour plus d’informations, veuillez-vous adresser à:

Kathy Tropiano
514-974-8923

tropianokathy@gmail.com

RÈGLES ET RÈGLEMENTS

Espace d’exposition et restrictions

Restrictions relatives à l’installation des kiosques

Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. Les exposants sont aussi responsables de toute tache d’huile ou de graisse et de tout autre dommage général aux tapis.

Démonstrations/distributions

Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies

Vous n’avez pas le droit d’utiliser, d’apporter de combustibles (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou le propane) dans l’espace d’exposition. Toutes les expositions et tous les matériels exposés doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec nous.

Animaux sur le site

La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue.

Ballons gonflés à l’hélium

Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus.

Non-conformité

Le Salon de L’Éveil se réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif ou la fermeture de son kiosque. 

RABAIS BUREAU EN GROS 

Les exposants du salon ont droit à un rabais applicable uniquement au centre des copies & pour impressions. Voici le nom du compte et le numéro à donner au bureau en gros de votre région pour avoir accès à ce rabais:  Lady formidable #8151695858

SACS 

Les exposants doivent prévoir des sacs ou des emballages pour les produits qu’ils vendent/remettent aux visiteurs.

SOUPER DES EXPOSANTS

Le Souper des exposants, se veut une soirée ou vous pouvez connecter et faire du réseautage  avec d’autres experts qualifiés. De belles alliances ce sont créer aux éditions précédentes et nous vous encourageons fortement à y assister. Nous prendrons aussi le temps de répondre à toutes vos questions, si vous en avez.

Date et heure :  Le mercredi 28 février à 18h

ENDROIT: Le Bifthèque de Boucherville – 20 boul. de Mortagne, Boucherville

Pour voir le menu c’est ici:  https://lebiftheque.com

IMPORTANT – Veuillez noter que ce repas est à vos frais et que votre consommation d’un repas sur place est obligatoire. Vous devez confirmer votre présence à Geny car les places sont limités, pour confirmer votre présence écrire à genyevenement@gmail.com

STATIONNEMENT GRATUIT

Le stationnement est immense et est gratuit pour les visiteurs. Merci de leur laisser la place. Il y aura beaucoup de visiteurs, nous vous demandons donc de bien vouloir décharger vos voitures le matin et de vous stationner plus loin. 

Trucs & Astuces pour un salon réussi et afin de maximiser votre investissement 

Participer à un salon d’exposition, c’est beaucoup plus que d’aménager un espace la veille de l’ouverture des portes et y être physiquement. Il y a un avant, un pendant et un après

La participation à un salon permet d’entretenir sa notoriété et développer son image de marque, à condition que ce soit bien exécuté. Bien qu’un salon vienne avec une facture, il est avant tout un investissement rentable, dont les résultats se font sentir autant immédiatement que plusieurs mois après la fin de celui-ci. Les kiosques d’exposition font partie des meilleures façons pour une entreprise d’obtenir un impact marketing majeur (et à long terme) sur sa clientèle cible.

La participation à un salon procure de nombreux bénéfices, comme le contact face-­‐à-­‐face avec vos clients présents, passés ou futurs, le réseautage et les opportunités de partenariats, sans oublier la chance de voir ce qu’offrent vos compétiteurs, ce qui est totalement légitime lors d’un événement, mais une pratique qui serait très désuète si faite en mode « client mystère ». Il est donc logique et très important de penser à instaurer une stratégie pré-­‐événement pour entrer le maximum davantage du salon. Durant un salon, vous aurez une vision concrète de votre marché et de son évolution, la possibilité de présenter vos nouveautés et de vous mesurer à vos concurrents.

Un salon est un outil autant de communication que de vente, qui permet de présenter votre positionnement dans le marché et vos nouveautés. Il peut également être une occasion de rencontrer les associations professionnelles de votre domaine, de participer aux conférences, pour mieux connaître votre marché et/ou votre région géographique d’activité et ses intervenants. Rappelez-­‐vous aussi que c’est salon après salon que vous pourrez améliorer votre façon de gérer l’organisation de celui-ci et amortir certains coûts. La méthodologie que vous allez employer dans votre préparation et les documents que vous allez développer vont vous aider à gagner en efficacité d’une fois à l’autre.

Enfin, votre participation à un ou plusieurs salons dans l’année devrait être complémentaire à un plan marketing.

LES AUTRES

Très souvent, les exposants se font un devoir de demeurer enchaînés à leur kiosque en tout temps. Il devrait toujours avoir à votre kiosque un minimum de 2 personnes, autant pour bien vous occuper des visiteurs, permettre les petites pauses qu’avoir l’opportunité de visiter le salon pour voir ce qui s’y passe. Chaque entreprise a son unicité et la compétition est bénéfique. Voir ce que les artisans de votre domaine d’affaires font, compétiteurs directs ou pas, devrait être une priorité pour vous. Assurez-vous que chaque membre de votre équipe visite l’exposition et réseautez, réseautez, réseautez !

PLAN B

Qu’allez-vous faire si l’un des membres de votre équipe est malade ou est pris dans la circulation ? La rallonge n’a pas été installée, le salon ouvre dans 1h, comment allez-vous faire fonctionner votre écran ? Assurez-vous d’avoir un plan B pour toutes les situations envisageables ! Les plans B et le stress ne sont pas fait pour vous ? Prenez un forfait de quelques heures avec un professionnel de l’organisation qui pourra vous conseiller et prévoir les spécificités selon le lieu d’exposition ou le type de salon. Avez-vous pensé à vos assurances, en avez-vous besoin ? Vous ne voulez pas devoir répondre aux gens à la mi-journée que vous manquez de cartes d’affaires ou que vous n’avez plus le produit qu’on voit en gros sur votre bannière. Avez-vous pensé à une personne au bureau ou à la maison qui peut venir vous dépanner en cas de problème ? Prévoyez plus d’une méthode de paiement. Accepter la carte de crédit est un must de nos jours et c’est simple, peu dispendieux et rapide avec, par exemple, Square. Un client qui part au guichet est souvent un client qui ne revient pas. Prévoyez une petite caisse avec de la monnaie, selon le type de produits que vous offrez.

CLIENTS POTENTIELS BIEN PRÉPARÉS

De nombreux visiteurs arrivent préparés à une exposition. Ils sont majoritairement très intéressés par la thématique du salon et ont certainement effectué leurs recherches en ligne, d’avance, pour voir qui y sera et quelles compagnies ils veulent visiter. Assurez-vous d’être l’une de celles‐ci. Chaque visiteur intéressé doit repartir avec un moyen de vous rejoindre, une solution ou proposition qui répond à son besoin et une proposition de rendez-vous ou de suivi. Privilégiez une relance téléphonique qui permet de prolonger le contact humain créé pendant le salon.  Un salon doit être anticipé, vos clients potentiels doivent savoir que vous serez présent et que vous avez une offre, une nouvelle programmation, un produit en exclusivité, un concours à leur proposer. Quelques semaines avant le salon, prévoyez une campagne de courriels ou d’appels à vos contacts pour, par exemple, parler du nouveau produit que vous allez présenter en exclusivité, du concours que vous y tiendrez, à venir rencontrer un spécialiste invité entre telle et telle heure ou simplement à venir ramasser leur cadeau de présence. Avec un simple courriel ou appel, vous faites savoir à vos clients actuels ou potentiels que vous serez présent à ce salon et qu’ils pourront facilement avoir accès à vous. Partagez la même info sur vos réseaux sociaux.

DEUX OREILLES UNE BOUCHE

Arrêtez de parler ! Posez les bonnes questions, des questions ouvertes et laissez votre client potentiel parler. Ensuite, écoutez ! Moins vous parlez, plus votre visiteur se livre et plus votre découverte sera profitable pour rebondir avec des arguments que vous aurez eu le temps de préparer.

Assurez-vous aussi de ne pas avoir de yeux rivés sur des écrans de cellulaires, même s’il n’y a personne à votre kiosque au moment où ça se produit. Vous ne savez pas quand un visiteur vous a vu de loin. Soyez debout, devant votre espace, sans barrière physique entre vous et le visiteur. Levez-vous, sortez de votre espace ! N’abordez pas les gens en tendant systématiquement un pamphlet ou votre carte, mais en les saluant d’abord. Les gens intéressés prendront avec joie vos informations. Vous ne voulez pas agresser les gens avec de la publicité qui finira 3 espaces plus loin par terre ou dans la poubelle, ce que d’autres verront. Vos pamphlets, vus par d’autres, à la poubelle, envoient un mauvais signe. Assurez-vous de manger ailleurs que devant les visiteurs, qui auront l’impression de vous déranger. Les petites collations discrètes peuvent être acceptables, privilégiez les bouteilles d’eau réutilisables, pas de plastique. Rappelez-vous : petits détails !

Établissez une méthode de suivi et d’identification des contacts/visiteurs et remplissez-le pendant toute la durée du salon. Que ce soit au moyen de votre portable, de votre tablette ou même à la main. Les contacts générés constitueront une base de clients potentiels ayant récemment montré de l’intérêt envers vous et vos services. Vous pourrez ainsi faire un suivi efficace. Vous pouvez par exemple, avec les courriels des gens que vous aurez rencontrés, envoyer un mot personnalisé à ceux-ci, les remerciant pour leur intérêt envers vous et avec un incitatif à passer à l’action, avec une promotion spéciale pour eux ayant une date d’échéance, en leur proposant de s’inscrire à une infolettre ou en les invitant à une conférence prochaine, etc. Aussi, un suivi avec vous-­‐même s’impose, post-­‐salon. Faites un bilan quantitatif, le nombre de clients potentiels rencontrés et contacts réalisés, puis un qualitatif : déroulement du salon, problèmes rencontrés (logistique) dans la semaine suivante, quand la mémoire est encore fraîche. Ce sera utile pour vous à une prochaine participation, mais aussi pour l’organisateur.

HORS DE LA BOÎTE

Think outside the box. Pensez en dehors de la boite. Voyez grand. De nos jours, bon nombre de relations d’affaires sont basées sur un côté humain, sur une relation et un sentiment. Un client qui vous parle de ses besoins pour l’an prochain n’est pas une perte de temps. Celui qui vous parle de complètement autre chose se souviendra de vous si vous lui proposez des références ou suggestions. Ne pensez pas seulement à un lien direct dans vos poches. Semez. Aussi, les salons d’exposition doivent être vus comme un événement de courte durée qui portera ses fruits tout au long de l’année qui suit. Vous ne devez pas penser « rentrer » dans votre investissement durant les quelques jours du salon. C’est un investissement qui va se faire sentir pendant plusieurs mois. Rappelez-vous aussi qu’une rentabilité ne se mesure pas seulement en argent.

ESPACE À VOTRE IMAGE

Commencez à planifier votre exposition dès que vous faites la réservation de votre espace exposant et réservez votre kiosque le plus tôt possible (« premier arrivé … premier servi » !). Faites la liste des éléments physiques dont vous aurez besoin, de tâches à faire, de l’aide nécessaire, planifiez la conception et l’impression de votre matériel visuel et la promotion de votre présence au salon. Utilisez des outils, comme des applications web ou un échéancier, qui vous permettront de ne rien oublier et respecter les délais ! Déterminez le type d’espace à réserver (coin, allée, etc.), le mobilier nécessaire à votre aménagement et l’aménagement de l’espace (le quoi va où), dont un espace où l’on peut discuter et s’entendre sans problème, un peu à l’écart, si possible.

Souvent heureusement, mais parfois malheureusement, les petits détails finissent par se faire remarquer. Une table, un panneau, une structure salie ou brisée ne seront pas vos alliés. Une erreur sur un pamphlet modifié avec du correcteur liquide ? Pensez-y. Votre espace d’exposition parle avant vous et les gens se font une idée de vous rapidement grâce à celui-­‐ci et ce qui le compose. N’hésitez pas à investir dans des éléments clés, souvent réutilisables, qui reflètent vos valeurs et donnent envie aux visiteurs de découvrir ce que vous avez à offrir. Votre kiosque devrait se démarquer et attirer la curiosité par rapport aux autres. C’est ce qu’ils voient de votre entreprise, avec les produits et le personnel. Faites tout votre possible pour que votre espace véhicule votre image. On ne devrait pas penser faire un salon à moitié prix : soit on le fait à 100%, soit il sera mal fait. Votre budget devrait être réparti en parts égales ou presque entre le kiosque, le personnel sur place et les dépenses en marketing et communication. Le montant qu’on y met va varier selon l’objectif, la raison pourquoi on y est, etc.

Votre identification, publicité et affichage doit être clair, simple et accrocheur. Vos éléments visuels mentionnent qui vous êtes, ce que vous faites et pour quoi les gens devraient vous choisir pour leurs besoins. Votre message doit donc être facilement compréhensible, dynamique et identifiable de loin pour aller chercher le visiteur à plusieurs mètres de vous ! Attention aux fautes d’orthographe et à la qualité d’impression. Il pourrait être très coûteux de vouloir sauver quelques dollars en ne faisant pas faire vos affiches en haute résolution par un professionnel. On ne veut pas de photos pixélisées qui s’impriment floues ou à moitié. Faites réviser votre matériel. Tant mieux si vous êtes en mesure de le faire, sinon, des réviseurs et graphistes sont une aide précieuse pour maintenir votre image de marque.

MARKETING PRÉ-SALON ET RÉSEAUX SOCIAUX

Si vous ne parlez pas de votre participation à un salon et que vous n’invitez pas vos clients, contacts et partenaires, comment pensez-vous recevoir des centaines de visiteurs à votre kiosque ? La majorité des visiteurs ne viennent pas dans un salon pour se promener ou perdre son temps; ils visitent ceux des domaines où ils ont un intérêt (santé, alimentation, sport, bateau, voyage, etc.) et arrivent préparés pour voir certaines entreprises en particulier parce qu’ils ont un besoin ou cherchent quelque chose, ne serait-ce que de l’information. Donnez une bonne raison aux visiteurs de s’arrêter à votre kiosque. Investissez dans de la publicité, des cartes personnalisées et la forme de promotion qui respecte vos valeurs pour attirer leur attention.

Vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas avoir le temps de vous occuper de vos réseaux sociaux, salon ou pas. Ce n’est pas une dépense que de donner cette tâche à l’externe, c’est un investissement. De nos jours, les gens vous cherchent autant sur Facebook que sur Google. Combien de clients potentiels sont sur Facebook, Twiter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Pinterest, Houzz, etc.? Tous les visiteurs du salon possèdent au moins l’un de ces comptes. Prenez des photos de l’événement et de votre kiosque et partagez-les sur vos comptes. Filmez une courte vidéo et publiez-la sur YouTube. Identifiez certains visiteurs (avec leur accord) et remerciez-les de s’être arrêtés à votre kiosque. Votre présence au salon et l’engouement autour de votre kiosque se feront voir et votre compagnie continuera d’être vue même après le salon.

Une très grande partie de l’achalandage d’un salon découle des efforts de communication faits par chacun des exposants, en complément des investissements faits par l’organisateur. On participe à un salon pour soi/son entreprise, mais si chacun donne son 100%, c’est le salon en entier qui en bénéficie et donc, le succès de celui-ci profitera à chacun.

NOTORIÉTÉ 

Renseignez-vous sur les conférences du salon et, si vous avez les qualités pour y participer, n’hésitez pas ! Vous apporterez à votre entreprise une forte crédibilité et ferez indirectement de la publicité pour celle-ci. Ces possibilités sont souvent accessibles en fonction de la date de réservation VS la tenue du salon, une autre raison de planifier. Pourquoi ne pas tout de suite réserver votre espace pour l’an prochain.

MAINTENANT QUELQUES IDÉES POUR BIEN VOUS PRÉPARER – VOTRE TO DO LIST

 Quelques mois avant le salon…

  • Faire construire mon kiosque ou acheter/louer le mobilier nécessaire
  • Préparer les cadeaux aux visiteurs pour le salon
  • Inviter un expert du domaine quelques heures pour créer un engouement à mon kiosque
  • Préparer les documents (posters, bannière déroulante, pamphlets, cartes d’affaires, cartes postales, billets de tirage, signets, etc.)
  • Commander des objets promotionnels aux couleurs de mon entreprise (stylos, notes autocollantes, clés UBS, bouteilles d’eau ou sacs réutilisables, etc. (Il y a de tout, soyez original !). Distribuer des cadeaux aux visiteurs peut-être un bon moyen de contact.
  • Envoyer les invitations à tous mes contacts (clients et ceux que j’aimerais qui le soient, ou faire des publications sur les réseaux sociaux) en mentionnant mon numéro de kiosque avec un mot personnalisé
  • Envoyer une relance par courriel à ces mêmes contacts 1 semaine avant le salon
  • Mettre une bannière de ma présence au salon sur mon site internet avec hyperlien personnalisé
  • Inclure un encadré « Venez nous rendre visite au salon XYZ » sur vos publicités qui circuleront avant le salon
  • Préparer des fiches visiteurs à remplir au salon ou un système informatisé pour prendre leur courriel

ZÉROLIMITE

 Ne mettez aucune limite à votre créativité afin de trouver des façons de vous démarquer et d’offrir une expérience unique pour les visiteurs qui choisiront de passer un moment en votre compagnie lors de leur visite. En anglais, pour une soirée, quand on ne sait pas comment se vêtir, on dit : « in case of doubt, overdress ». Alors, pour votre expérience salon, « in case of doubt, overdo ». Regardez aussi ce qui se fait ailleurs…

Je vous souhaite la plus belle des aventures! Amusez-vous !!