Comment vous assurer que votre participation dans un salon comme exposant soit optimale?

Voici l’abécédaire d’un salon réussi afin de maximiser votre investissement et obtenir les résultats souhaités!

Participer à un salon d’exposition, c’est beaucoup plus que d’aménager un espace la veille de l’ouverture des portes et y être physiquement. Il y a un avant, un pendant et un après

La participation à un salon permet d’entretenir sa notoriété et développer son image de marque, à condition que ce soit bien exécuté. Bien qu’un salon vienne avec une facture, il est avant tout un investissement rentable, dont les résultats se font sentir autant immédiatement que plusieurs mois après la fin de celui-ci. Les kiosques d’exposition font partie des meilleures façons pour une entreprise d’obtenir un impact marketing majeur (et à long terme) sur sa clientèle cible.

La participation à un salon procure de nombreux bénéfices, comme le contact face-­‐à-­‐face avec vos clients présents, passés ou futurs, le réseautage et les opportunités de partenariats, sans oublier la chance de voir ce qu’offrent vos compétiteurs, ce qui est totalement légitime lors d’un événement, mais une pratique qui serait très désuète si faite en mode « client mystère ». Il est donc logique et très important de penser à instaurer une stratégie pré-­‐événement pour entrer le maximum davantage du salon. Durant un salon, vous aurez une vision concrète de votre marché et de son évolution, la possibilité de présenter vos nouveautés et de vous mesurer à vos concurrents.

Un salon est un outil autant de communication que de vente, qui permet de présenter votre positionnement dans le marché et vos nouveautés. Il peut également être une occasion de rencontrer les associations professionnelles de votre domaine, de participer aux conférences, pour mieux connaître votre marché et/ou votre région géographique d’activité et ses intervenants. Rappelez-­‐vous aussi que c’est salon après salon que vous pourrez améliorer votre façon de gérer l’organisation de celui-ci et amortir certains coûts. La méthodologie que vous allez employer dans votre préparation et les documents que vous allez développer vont vous aider à gagner en efficacité d’une fois à l’autre.

Enfin, votre participation à un ou plusieurs salons dans l’année devrait être complémentaire à un plan marketing.

LES AUTRES

Très souvent, les exposants se font un devoir de demeurer enchaînés à leur kiosque en tout temps. Il devrait toujours avoir à votre kiosque un minimum de 2 personnes, autant pour bien vous occuper des visiteurs, permettre les petites pauses qu’avoir l’opportunité de visiter le salon pour voir ce qui s’y passe. Chaque entreprise a son unicité et la compétition est bénéfique. Voir ce que les artisans de votre domaine d’affaires font, compétiteurs directs ou pas, devrait être une priorité pour vous. Assurez-vous que chaque membre de votre équipe visite l’exposition et réseautez, réseautez, réseautez !

PLAN B

Qu’allez-vous faire si l’un des membres de votre équipe est malade ou est pris dans la circulation ? La rallonge n’a pas été installée, le salon ouvre dans 1h, comment allez-vous faire fonctionner votre écran ? Assurez-vous d’avoir un plan B pour toutes les situations envisageables ! Les plans B et le stress ne sont pas fait pour vous ? Prenez un forfait de quelques heures avec un professionnel de l’organisation qui pourra vous conseiller et prévoir les spécificités selon le lieu d’exposition ou le type de salon. Avez-vous pensé à vos assurances, en avez-vous besoin ? Vous ne voulez pas devoir répondre aux gens à la mi-journée que vous manquez de cartes d’affaires ou que vous n’avez plus le produit qu’on voit en gros sur votre bannière. Avez-vous pensé à une personne au bureau ou à la maison qui peut venir vous dépanner en cas de problème ? Prévoyez plus d’une méthode de paiement. Accepter la carte de crédit est un must de nos jours et c’est simple, peu dispendieux et rapide avec, par exemple, Square. Un client qui part au guichet est souvent un client qui ne revient pas. Prévoyez une petite caisse avec de la monnaie, selon le type de produits que vous offrez.

CLIENTS POTENTIELS BIEN PRÉPARÉS

De nombreux visiteurs arrivent préparés à une exposition. Ils sont majoritairement très intéressés par la thématique du salon et ont certainement effectué leurs recherches en ligne, d’avance, pour voir qui y sera et quelles compagnies ils veulent visiter. Assurez-vous d’être l’une de celles‐ci. Chaque visiteur intéressé doit repartir avec un moyen de vous rejoindre, une solution ou proposition qui répond à son besoin et une proposition de rendez-vous ou de suivi. Privilégiez une relance téléphonique qui permet de prolonger le contact humain créé pendant le salon.  Un salon doit être anticipé, vos clients potentiels doivent savoir que vous serez présent et que vous avez une offre, une nouvelle programmation, un produit en exclusivité, un concours à leur proposer. Quelques semaines avant le salon, prévoyez une campagne de courriels ou d’appels à vos contacts pour, par exemple, parler du nouveau produit que vous allez présenter en exclusivité, du concours que vous y tiendrez, à venir rencontrer un spécialiste invité entre telle et telle heure ou simplement à venir ramasser leur cadeau de présence. Avec un simple courriel ou appel, vous faites savoir à vos clients actuels ou potentiels que vous serez présent à ce salon et qu’ils pourront facilement avoir accès à vous. Partagez la même info sur vos réseaux sociaux.

DEUX OREILLES UNE BOUCHE

Arrêtez de parler ! Posez les bonnes questions, des questions ouvertes et laissez votre client potentiel parler. Ensuite, écoutez ! Moins vous parlez, plus votre visiteur se livre et plus votre découverte sera profitable pour rebondir avec des arguments que vous aurez eu le temps de préparer.

Assurez-vous aussi de ne pas avoir de yeux rivés sur des écrans de cellulaires, même s’il n’y a personne à votre kiosque au moment où ça se produit. Vous ne savez pas quand un visiteur vous a vu de loin. Soyez debout, devant votre espace, sans barrière physique entre vous et le visiteur. Levez-vous, sortez de votre espace ! N’abordez pas les gens en tendant systématiquement un pamphlet ou votre carte, mais en les saluant d’abord. Les gens intéressés prendront avec joie vos informations. Vous ne voulez pas agresser les gens avec de la publicité qui finira 3 espaces plus loin par terre ou dans la poubelle, ce que d’autres verront. Vos pamphlets, vus par d’autres, à la poubelle, envoient un mauvais signe. Assurez-vous de manger ailleurs que devant les visiteurs, qui auront l’impression de vous déranger. Les petites collations discrètes peuvent être acceptables, privilégiez les bouteilles d’eau réutilisables, pas de plastique. Rappelez-vous : petits détails !

Établissez une méthode de suivi et d’identification des contacts/visiteurs et remplissez-le pendant toute la durée du salon. Que ce soit au moyen de votre portable, de votre tablette ou même à la main. Les contacts générés constitueront une base de clients potentiels ayant récemment montré de l’intérêt envers vous et vos services. Vous pourrez ainsi faire un suivi efficace. Vous pouvez par exemple, avec les courriels des gens que vous aurez rencontrés, envoyer un mot personnalisé à ceux-ci, les remerciant pour leur intérêt envers vous et avec un incitatif à passer à l’action, avec une promotion spéciale pour eux ayant une date d’échéance, en leur proposant de s’inscrire à une infolettre ou en les invitant à une conférence prochaine, etc. Aussi, un suivi avec vous-­‐même s’impose, post-­‐salon. Faites un bilan quantitatif, le nombre de clients potentiels rencontrés et contacts réalisés, puis un qualitatif : déroulement du salon, problèmes rencontrés (logistique) dans la semaine suivante, quand la mémoire est encore fraîche. Ce sera utile pour vous à une prochaine participation, mais aussi pour l’organisateur.

HORS DE LA BOÎTE

Think outside the box. Pensez en dehors de la boite. Voyez grand. De nos jours, bon nombre de relations d’affaires sont basées sur un côté humain, sur une relation et un sentiment. Un client qui vous parle de ses besoins pour l’an prochain n’est pas une perte de temps. Celui qui vous parle de complètement autre chose se souviendra de vous si vous lui proposez des références ou suggestions. Ne pensez pas seulement à un lien direct dans vos poches. Semez. Aussi, les salons d’exposition doivent être vus comme un événement de courte durée qui portera ses fruits tout au long de l’année qui suit. Vous ne devez pas penser « rentrer » dans votre investissement durant les quelques jours du salon. C’est un investissement qui va se faire sentir pendant plusieurs mois. Rappelez-vous aussi qu’une rentabilité ne se mesure pas seulement en argent.

ESPACE À VOTRE IMAGE

Commencez à planifier votre exposition dès que vous faites la réservation de votre espace exposant et réservez votre kiosque le plus tôt possible (« premier arrivé … premier servi » !). Faites la liste des éléments physiques dont vous aurez besoin, de tâches à faire, de l’aide nécessaire, planifiez la conception et l’impression de votre matériel visuel et la promotion de votre présence au salon. Utilisez des outils, comme des applications web ou un échéancier, qui vous permettront de ne rien oublier et respecter les délais ! Déterminez le type d’espace à réserver (coin, allée, etc.), le mobilier nécessaire à votre aménagement et l’aménagement de l’espace (le quoi va où), dont un espace où l’on peut discuter et s’entendre sans problème, un peu à l’écart, si possible.

Souvent heureusement, mais parfois malheureusement, les petits détails finissent par se faire remarquer. Une table, un panneau, une structure salie ou brisée ne seront pas vos alliés. Une erreur sur un pamphlet modifié avec du correcteur liquide ? Pensez-y. Votre espace d’exposition parle avant vous et les gens se font une idée de vous rapidement grâce à celui-­‐ci et ce qui le compose. N’hésitez pas à investir dans des éléments clés, souvent réutilisables, qui reflètent vos valeurs et donnent envie aux visiteurs de découvrir ce que vous avez à offrir. Votre kiosque devrait se démarquer et attirer la curiosité par rapport aux autres. C’est ce qu’ils voient de votre entreprise, avec les produits et le personnel. Faites tout votre possible pour que votre espace véhicule votre image. On ne devrait pas penser faire un salon à moitié prix : soit on le fait à 100%, soit il sera mal fait. Votre budget devrait être réparti en parts égales ou presque entre le kiosque, le personnel sur place et les dépenses en marketing et communication. Le montant qu’on y met va varier selon l’objectif, la raison pourquoi on y est, etc.

Votre identification, publicité et affichage doit être clair, simple et accrocheur. Vos éléments visuels mentionnent qui vous êtes, ce que vous faites et pour quoi les gens devraient vous choisir pour leurs besoins. Votre message doit donc être facilement compréhensible, dynamique et identifiable de loin pour aller chercher le visiteur à plusieurs mètres de vous ! Attention aux fautes d’orthographe et à la qualité d’impression. Il pourrait être très coûteux de vouloir sauver quelques dollars en ne faisant pas faire vos affiches en haute résolution par un professionnel. On ne veut pas de photos pixélisées qui s’impriment floues ou à moitié. Faites réviser votre matériel. Tant mieux si vous êtes en mesure de le faire, sinon, des réviseurs et graphistes sont une aide précieuse pour maintenir votre image de marque.

MARKETING PRÉ-SALON ET RÉSEAUX SOCIAUX

Si vous ne parlez pas de votre participation à un salon et que vous n’invitez pas vos clients, contacts et partenaires, comment pensez-vous recevoir des centaines de visiteurs à votre kiosque ? La majorité des visiteurs ne viennent pas dans un salon pour se promener ou perdre son temps; ils visitent ceux des domaines où ils ont un intérêt (santé, alimentation, sport, bateau, voyage, etc.) et arrivent préparés pour voir certaines entreprises en particulier parce qu’ils ont un besoin ou cherchent quelque chose, ne serait-ce que de l’information. Donnez une bonne raison aux visiteurs de s’arrêter à votre kiosque. Investissez dans de la publicité, des cartes personnalisées et la forme de promotion qui respecte vos valeurs pour attirer leur attention.

Vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas avoir le temps de vous occuper de vos réseaux sociaux, salon ou pas. Ce n’est pas une dépense que de donner cette tâche à l’externe, c’est un investissement. De nos jours, les gens vous cherchent autant sur Facebook que sur Google. Combien de clients potentiels sont sur Facebook, Twiter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Pinterest, Houzz, etc.? Tous les visiteurs du salon possèdent au moins l’un de ces comptes. Prenez des photos de l’événement et de votre kiosque et partagez-les sur vos comptes. Filmez une courte vidéo et publiez-la sur YouTube. Identifiez certains visiteurs (avec leur accord) et remerciez-les de s’être arrêtés à votre kiosque. Votre présence au salon et l’engouement autour de votre kiosque se feront voir et votre compagnie continuera d’être vue même après le salon.

Une très grande partie de l’achalandage d’un salon découle des efforts de communication faits par chacun des exposants, en complément des investissements faits par l’organisateur. On participe à un salon pour soi/son entreprise, mais si chacun donne son 100%, c’est le salon en entier qui en bénéficie et donc, le succès de celui-ci profitera à chacun.

NOTORIÉTÉ 

Renseignez-vous sur les conférences du salon et, si vous avez les qualités pour y participer, n’hésitez pas ! Vous apporterez à votre entreprise une forte crédibilité et ferez indirectement de la publicité pour celle-ci. Ces possibilités sont souvent accessibles en fonction de la date de réservation VS la tenue du salon, une autre raison de planifier. Pourquoi ne pas tout de suite réserver votre espace pour l’an prochain.

MAINTENANT QUELQUES IDÉES POUR BIEN VOUS PRÉPARER – VOTRE TO DO LIST

 Quelques mois avant le salon…

• Faire construire mon kiosque ou acheter/louer le mobilier nécessaire
• Préparer les cadeaux aux visiteurs pour le salon
• Inviter un expert du domaine quelques heures pour créer un engouement à mon kiosque
• Préparer les documents (posters, bannière déroulante, pamphlets, cartes d’affaires, cartes postales, billets de tirage, signets, etc.)
• Commander des objets promotionnels aux couleurs de mon entreprise (stylos, notes autocollantes, clés UBS, bouteilles d’eau ou sacs réutilisables, etc. (Il y a de tout, soyez original !). Distribuer des cadeaux aux visiteurs peut-être un bon moyen de contact.
• Envoyer les invitations à tous mes contacts (clients et ceux que j’aimerais qui le soient, ou faire des publications sur les réseaux sociaux) en mentionnant mon numéro de kiosque avec un mot personnalisé
• Envoyer une relance par courriel à ces mêmes contacts 1 semaine avant le salon
• Mettre une bannière de ma présence au salon sur mon site internet avec hyperlien personnalisé
• Inclure un encadré « Venez nous rendre visite au salon XYZ » sur vos publicités qui circuleront avant le salon
• Préparer des fiches visiteurs à remplir au salon ou un système informatisé pour prendre leur courriel

ZÉROLIMITE

 Ne mettez aucune limite à votre créativité afin de trouver des façons de vous démarquer et d’offrir une expérience unique pour les visiteurs qui choisiront de passer un moment en votre compagnie lors de leur visite. En anglais, pour une soirée, quand on ne sait pas comment se vêtir, on dit : « in case of doubt, overdress ». Alors, pour votre expérience salon, « in case of doubt, overdo ». Regardez aussi ce qui se fait ailleurs…

Je vous souhaite la plus belle des aventures! Amusez-vous !!