Heures et date de montage des exposants

A confirmer : vendredi 25 aout 2023 à 19h30

Heures et date de démontage

Dimanche 27 Aout 2023 | 17 h à 22 h

Produit par

Les Productions 24KT Inc.
Tél : 514-974-8923

Coordinatrice, services aux exposants

Genny – Geneviève Dumont  genyevenement@gmail.com.  514-812-7403

ACCRÉDITATIONS D’EXPOSANTS

Vous pouvez être maximum 3 personnes par kiosque, l’exposant principal et 2 accompagnateurs.  Chaque exposant recevra 2 co-cardes « accompagnateur » qui sont des accréditations pour le personnel du kiosque. Les accréditations doivent être portées en tout temps pour accéder au salon et elles doivent être récupérés au salon.

ASSURANCES

Assurances pour le kiosque/salon

L’exposant doit posséder sa propre « assurance responsabilité » couvrant un montant minimum de 1 million en dommages.

Assurances transport

La direction du salon n’est PAS responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité

L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la direction du salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage que ce soit survenant à une personne ou entreprise ou subis par celles-ci. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, les autres exposants, la direction, les propriétaires de l’immeuble et leurs employés et agents respectifs, ainsi que les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causées aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les immeubles du salon.

AUDIOVISUEL

Si vous avez besoin de louer des appareils audiovisuels pour votre kiosque, svp contacter

François Coutu
Courriel

BILLETS GRATUITS

Chaque exposant recevra par la poste dix (10) billets de courtoisie, à l’adresse indiquée sur votre contrat. Cinq (5) si vous avez un demi-kiosque. Vous pouvez distribuer les billets gratuitement à vos clients ou invité(e)s avant le salon ou les vendre et ainsi vous auto-rembourser la somme de 150$ AVANT le weekend même des salons.

TOUTE vente de billets devant les portes du salon est INTERDITE.

Vos invités, clients, devront avoir en mains leur billets avant d’entrer. Aucune enveloppe et aucune liste de récupération de billets à l’entrée ne sera géré par le personnel du salon.

Il est interdit de distribuer les billets sur place.

Nous vous encourageons fortement à distribuez TOUS vos billets pour le salon afin d’augmenter l’achalandage et avoir encore plus de clients potentiels devant vos kiosques. Tout le monde y gagne.

ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES

Aucune vente de nourriture n’est permise. Si vous planifiez faire de l’échantillonnage ou la dégustation de produits alimentaires dans votre kiosque, vous devez respecter les règlements suivants : 

• les échantillons se limitent à 2 onces (liquide) ou 1 once (solide) format DÉGUSTATION
• les échantillons doivent être coupés et emballés au préalable selon les standards du MAPAQ ;
• l’emballage doit être à usage unique seulement ;

ÉLECTRICITÉ

L’électricité n’est pas incluses dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en ligne.

COMMANDE EN LIGNE 

ENSEMBLE D’ACCESSOIRES DE KIOSQUE

Accessoires inclus pour votre kiosque : une table juponnée blanche ou noir (6 pi longueur x 30 po hauteur), 2 chaises, avec la possibilité d’en ajouter une troisième.  

Si vous avez besoin d’accessoires supplémentaires, table, nappe, chevalet etc veuillez nous aviser par courriel au tropianokathy@gmail.com au moins 5 jours avant le salon. Des frais supplémentaires sont applicables.

EXPÉDITION ET LIVRAISON AU SALON

Pour livrer directement au salon

À NOTER : Le site N’ACCEPTERA aucune livraison avant la journée de montage. L’équipe du salon sera sur place lors du montage mais vous aurez la responsabilité d’accuser la réception de votre marchandise. Le salon n’accusera pas la réception de votre matériel en votre nom

Afin de déplacer votre matériel à votre espace d’exposition, vous aurez quelques chariots mis a votre disposition, et ce sans frais.

INSTALLATION D’AFFICHES

(aucune SUSPENSION DE BANNIÈRES)

Veuillez noter que votre bannière ou autre matériel doit se limiter à la zone de votre emplacement de kiosque. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du salon- exception commanditaires.

INSTRUCTIONS DE DÉMONTAGE ET DE DÉPART

Heures de démontage : le dimanche| 17 h à 21 h

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main pour l’apporter à votre voiture, nous vous encourageons à le faire.

Il est strictement interdit de démonter ou de retirer votre kiosque ou le matériel de votre kiosque avant la fin du salon.

Des frais vous seront facturés si vous démontez votre kiosque hâtivement, étant donné que des participants qui auront payé pour assister au salon seront toujours présents.

Tout le matériel doit être enlevé avant 21 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera retiré du site.

INSTRUCTIONS DE MONTAGE

Journée et heures de montage :

• Tous les exposants doivent s’inscrire officiellement et avoir payé en totalité, avant d’installer leur kiosque. Veuillez consulter le plan et votre emplacement sur le site www.XXXXX     afin de vous diriger directement a votre kiosque.
• Tous les kiosques doivent être montés pour 9h le samedi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
• Les chariots ne seront pas permis pendant les heures d’ouvertures. Seul le matériel pouvant être transporté à la main peut être apporté au kiosque le samedi matin.
• Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et le démontage.

LANGUE

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Quelles sont les implications pour les exposants ?

FEUILLETS ET DOCUMENTS AU SALON

Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).

SIGNALÉTIQUE, PRÉSENTOIRS ET AFFICHES

L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).

PERSONNEL DU KIOSQUE

Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon.

Pour la Charte complète, veuillez consulter https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-11

MAGAZINE ÉVEIL

NETTOYAGE DE KIOSQUES

Les exposants sont responsables de l’entretien de leurs kiosques.

PROMOTION ET COMMANDITE

Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. Des forfaits promotionnels et occasions de commandite, y compris l’espace publicitaire dans le MAGAZINE ÉVEIL, des affiches sur place et une présence en ligne, sont disponibles. Pour plus d’informations, veuillez-vous adresser à:

Kathy Tropiano
514-974-8923

tropianokathy@gmail.com

RÈGLES ET RÈGLEMENTS

Espace d’exposition et restrictions

Restrictions relatives à l’installation des kiosques

Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. Les exposants sont aussi responsables de toute tache d’huile ou de graisse et de tout autre dommage général aux tapis.

Démonstrations/distributions

Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies

Vous n’avez pas le droit d’utiliser, d’apporter de combustibles (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou le propane) dans l’espace d’exposition. Toutes les expositions et tous les matériels exposés doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec nous.

Animaux sur le site

La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue.

Ballons gonflés à l’hélium

Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus.

Non-conformité

Le Salon de L’Éveil se réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif ou la fermeture de son kiosque.

RABAIS BUREAU EN GROS 

 SOUPER DES EXPOSANTS

STATIONNEMENT 

TÉLÉPHONE/INTERNET

Les exposants ne peuvent pas manger dans les salles d’exposition, mais peuvent se rendre dans les restaurants à proximité, à condition qu’une personne reste à leur kiosque.

Les exposants doivent prévoir des sacs ou des emballages pour les produits qu’ils vendent/remettent aux visiteurs.

Ils doivent également promouvoir leur présence sur les réseaux sociaux, mais ne peuvent pas créer d’événement Facebook intitulé « Salon de l’Éveil